Panduan QR check-in dan pengaturan meja tamu

Apa kegunaan fitur ini?

QR check-in membantu petugas mengenali tamu dan mencatat jumlah orang yang benar-benar datang. QR adalah gambar kotak yang dipindai dengan kamera HP. Satu QR berlaku untuk satu penerima undangan beserta keluarganya sesuai kuota.

Pengaturan meja membantu petugas mengarahkan tamu ke meja yang sudah Anda tentukan, misalnya A001. Satu penerima mendapatkan satu meja. Fitur ini tidak mengatur kapasitas meja atau membuat denah tempat duduk.

RSVP adalah jawaban tentang rencana hadir. Jawaban “Hadir” pada RSVP belum berarti tamu sudah datang; kedatangan baru tercatat setelah petugas mengonfirmasi check-in.

1. Siapkan daftar tamu

Buka menu Publikasi, cari undangan Anda, lalu pilih Daftar tamu & RSVP. Tekan Tampilkan untuk membuka bagian yang diperlukan.

1. Buka Unggah CSV atau Excel, lalu tekan Download sampel CSV.
2. Ganti data contoh dengan tamu Anda. Nama wajib diisi. Sapaan boleh kosong dan akan mengikuti Nama; Kuota kosong akan dihitung 1 orang. Nomor HP, Kelompok, dan Meja boleh kosong.
3. Isi Kuota dengan angka 1–20. Contohnya, Budi dan keluarga berjumlah empat orang: isi 4.
4. Pilih file lalu tekan Import tamu. Periksa hasil pada Daftar tamu yang sudah diunggah.

2. Beli dan aktifkan fitur

Buka bagian QR check-in & pengaturan meja. Keduanya merupakan fitur tambahan yang dibeli terpisah, sekali bayar per undangan. Anda boleh membeli QR check-in saja jika tidak membutuhkan pembagian meja.

Harga setiap fitur Rp75.000 pada tarif pertama atau Rp50.000 pada undangan yang mendapat harga reseller otomatis. Jika membeli keduanya, total harga fitur Rp150.000 atau Rp100.000, di luar biaya publikasi dan biaya admin (kode unik). Periksa nominal tagihan sebelum membayar.

Harga reseller berlaku pada undangan berikutnya setelah publikasi berbayar pertama lunas. Draft dan undangan gratis tidak dihitung. Tarif fitur mengikuti undangannya; tagihan yang sudah dibuat tetap memakai nominal semula.

1. Tekan Beli fitur pada QR check-in. Beli Pengaturan meja juga jika diperlukan.
2. Selesaikan transfer sesuai total tagihan, termasuk biaya admin (kode unik). Tidak perlu isi saldo.
3. Setelah pembayaran terverifikasi, fitur otomatis aktif. Jika ingin mengubah pengaturannya, gunakan centang Aktifkan QR check-in atau Aktifkan pengaturan meja, lalu tekan Simpan pengaturan.

3. Tentukan meja setiap penerima

Setelah fitur pengaturan meja aktif, kolom Meja muncul di Daftar tamu yang sudah diunggah.

1. Klik nama meja atau tulisan Atur meja pada baris tamu.
2. Isi nama atau nomor meja, misalnya A001, B001, atau Meja Keluarga.
3. Tekan Update meja di jendela yang muncul.

4. Kirim tautan personal dan simpan QR

Gunakan tombol Salin atau Bagikan pada kolom Tautan personal di daftar tamu. Kirim tautan sesuai nama penerimanya. Jangan memakai tautan satu penerima untuk semua tamu.

Pada undangan yang sudah terbit, tamu terdaftar dapat membuka bagian QR check-in dan menyimpan gambar melalui tombol Simpan QR atau Unduh PNG. Gambar yang sudah disimpan dapat ditunjukkan kepada petugas saat tiba.

5. Bagikan akses kepada petugas

Di bagian QR check-in & pengaturan meja, tekan Salin tautan petugas. Kirim kepada orang yang bertugas menerima tamu. Petugas tidak perlu memakai akun Anda.

Petugas membuka tautan tersebut di browser HP melalui HTTPS dan mengizinkan akses kamera. HP petugas memerlukan koneksi internet untuk memeriksa dan menyimpan kedatangan.

6. Cara petugas menerima tamu

1. Minta tamu menunjukkan QR dari undangan atau gambar QR yang sudah disimpan.
2. Tekan Pindai QR dengan kamera, lalu arahkan kamera ke seluruh gambar QR sampai nama tamu muncul otomatis.
3. Cocokkan nama dan periksa kuota. Jika meja ditampilkan, sampaikan arah mejanya kepada tamu sebelum menekan konfirmasi.
4. Atur jumlah orang yang baru tiba memakai tombol − dan +. Angka awal mengikuti sisa kuota, jadi kurangi jika baru sebagian anggota yang datang.
5. Tekan Konfirmasi kedatangan satu kali. Tunggu tulisan Data kehadiran berhasil disimpan.
6. Tekan Pindai tamu berikutnya untuk membuka kamera dan melayani tamu lain.

Jika keluarga datang terpisah

Contoh: kuota Budi dan keluarga empat orang, tetapi baru dua yang tiba. Gunakan tombol − hingga angka menjadi 2, lalu konfirmasi.

Ketika dua anggota lainnya menyusul, pindai QR yang sama. Sisa kuotanya dua orang. Konfirmasikan hanya dua orang yang baru datang, bukan empat lagi.

Jumlah yang melebihi sisa kuota tidak dapat dikonfirmasi. Jika semua kuota sudah terpakai, halaman petugas memberi tahu bahwa seluruh kedatangan sudah tercatat. Periksa jumlah sebelum konfirmasi karena belum tersedia tombol untuk membatalkan check-in.

Jika kamera atau konfirmasi bermasalah

QR belum terbaca: pastikan izin kamera aktif, gambar QR utuh dan cukup terang, lalu tahan HP sebentar agar fokus. Hindari pantulan cahaya. Anda juga bisa memakai Unggah gambar QR.

Jika kamera terhenti, gunakan Hentikan kamera lalu mulai pindai lagi. Tombol Hentikan kamera tidak aktif jika kamera belum berjalan.

Jika muncul pesan bahwa konfirmasi server belum diterima, tekan Periksa pengiriman. Sistem mencoba permintaan yang sama tanpa mencatat dua kali. Jangan menganggap berhasil sebelum ada keterangan bahwa data tersimpan.

QR tidak dikenali: pastikan menggunakan QR tamu terdaftar untuk acara yang benar, bukan QR contoh tema. Jika tautan petugas tidak aktif, minta tautan terbaru dan periksa apakah fitur QR check-in masih aktif.

7. Lihat daftar tamu yang hadir

Kembali ke Publikasi → Daftar tamu & RSVP. Buka Daftar Tamu yang Hadir. Bagian ini tersedia saat QR check-in sudah dibayar dan aktif.

Tekan Muat ulang kehadiran untuk melihat data terbaru atau Unduh rekap check-in untuk menyimpan file CSV. Daftar menampilkan 50 penerima per halaman; kedatangan bertahap digabung per penerima.

Daftar ini mencatat kedatangan di lokasi, berbeda dari Jawaban tamu yang berisi RSVP. Mematikan fitur QR check-in menghentikan pencatatan berikutnya, tetapi tidak menghapus data yang sudah tersimpan.