UndanganQDaftar tamu pernikahan sebaiknya membedakan penerima undangan dengan jumlah orang yang diundang. Gunakan satu baris untuk satu penerima, lalu isi kuota untuk jumlah anggota rombongannya. Template gratis di artikel ini berisi enam kolom: Nama, Sapaan Undangan, Nomor HP, Kelompok, Kuota, dan Meja. Alamat tamu tidak diperlukan untuk pengiriman undangan digital.
Download template Excel atau CSV gratis
Pilih file Excel (.xlsx) jika ingin mengisi tabel dengan tampilan yang sudah rapi. Pilih CSV jika membutuhkan file teks sederhana. Kedua file memiliki kolom dan enam penerima contoh yang sama; semua nama di dalamnya merupakan data contoh, bukan daftar tamu sungguhan.
File Excel hanya memiliki satu lembar daftar tamu, dengan judul kolom pada baris pertama. Tidak ada kolom nomor tambahan, sel gabungan, atau rumus yang perlu dihapus sebelum import. Ganti atau hapus semua baris contoh sebelum menggunakannya.
Template dapat diunduh dan diisi tanpa membeli fitur. Pemakaian pengaturan meja dan QR check-in di UndanganQ merupakan fitur tambahan berbayar. Jika belum membeli fitur meja, kosongkan kolom Meja sebelum mengunggah ke UndanganQ.
Contoh daftar tamu: enam penerima, 14 orang
Satu baris tidak selalu berarti satu orang. Budi menerima satu undangan untuk keluarganya yang berjumlah empat orang, sedangkan Andi menerima satu undangan untuk dirinya sendiri. Jumlahkan kolom Kuota untuk mengetahui jumlah orang yang dialokasikan, bukan menghitung nama pada kolom Nama.
| Nama | Sapaan Undangan | Kelompok | Kuota | Meja |
|---|---|---|---|---|
| Budi | Budi dan Keluarga | Keluarga | 4 | A001 |
| Rina | Rina dan Pasangan | Teman | 2 | B001 |
| Andi | Bapak Andi | Rekan Kerja | 1 | C001 |
| Sari | Ibu Sari dan Keluarga | Keluarga | 3 | A001 |
| Dimas | Dimas dan Pasangan | Teman | 2 | B001 |
| Nadia | Ibu Nadia dan Pasangan | Rekan Kerja | 2 | C001 |
Total kuota contoh adalah 4 + 2 + 1 + 3 + 2 + 2 = 14 orang dari enam penerima. Ini alokasi undangan, bukan kepastian semua orang akan datang. Gunakan RSVP untuk rencana hadir dan check-in untuk kedatangan nyata.
Cara mengisi enam kolom pada template
Pertahankan judul kolom seperti pada sampel. Untuk Nomor HP, gunakan format teks agar angka nol di depan tidak hilang. Pada file Excel yang disediakan, kolom tersebut sudah diformat sebagai teks.
Nama dan Sapaan Undangan boleh sama. Pisahkan keduanya jika Anda ingin menyimpan nama singkat di daftar, tetapi menampilkan sapaan lengkap kepada tamu. Nomor HP membantu pengiriman pribadi; mengisi nomor tidak berarti sistem otomatis mengirim pesan WhatsApp.
| Kolom | Cara mengisi | Jika dikosongkan |
|---|---|---|
| Nama | Nama penerima, misalnya Budi. Wajib diisi pada setiap baris tamu. | Tidak dapat diimport sebagai tamu. |
| Sapaan Undangan | Tulisan yang tampil kepada penerima, misalnya Budi dan Keluarga. | Mengikuti isi kolom Nama. |
| Nomor HP | Nomor WhatsApp atau telepon penerima. | Boleh kosong. |
| Kelompok | Misalnya Keluarga, Teman, atau Rekan Kerja. | Boleh kosong. |
| Kuota | Angka bulat 1–20, misalnya 4. Jangan tulis “4 orang”. | Dihitung 1 orang. |
| Meja | Nama atau nomor meja, misalnya A001. | Belum ada penugasan meja. |
Apakah alamat tamu perlu dimasukkan?
Untuk undangan digital, alamat rumah penerima tidak diperlukan. Tautan dapat dibagikan melalui WhatsApp atau aplikasi pesan lain. Karena itu, template ini tidak menyediakan kolom Alamat.
Jika Anda juga mengirim undangan cetak atau paket fisik, simpan alamat pengiriman dalam dokumen terpisah. Alamat lokasi acara tetap harus dicantumkan pada undangan; itu berbeda dari alamat rumah tamu. Hindari menyebarkan file daftar tamu yang berisi nomor telepon kepada orang yang tidak memerlukannya.
Cara membagi meja tanpa salah menghitung rombongan
Kelompok dan Meja mempunyai fungsi berbeda. Kelompok memudahkan Anda memilah penerima berdasarkan hubungan, sedangkan Meja menunjukkan tempat duduk yang ditetapkan. Satu kelompok dapat menempati beberapa meja.
Mulailah dari kapasitas meja yang sudah disepakati dengan pengelola tempat. Dalam contoh ini, anggap satu meja dapat menampung delapan orang. Budi dengan kuota empat dan Sari dengan kuota tiga ditempatkan di A001: total tujuh kursi, masih menyisakan satu kursi dari kapasitas contoh tersebut.
- Kelompokkan tamu yang nyaman duduk bersama, misalnya keluarga dekat atau teman satu lingkungan.
- Isi kode meja pada setiap penerima. Gunakan penulisan yang konsisten, misalnya A001, bukan bergantian A-001 dan A1.
- Jumlahkan Kuota untuk semua penerima pada meja yang sama, lalu bandingkan dengan kapasitas nyata meja.
- Periksa kembali setelah jawaban RSVP masuk. Koordinasikan perubahan dengan petugas dan pastikan penanda meja di lokasi sesuai daftar.
UndanganQ menyimpan satu nama meja per penerima beserta rombongannya. Sistem belum menghitung kapasitas meja atau membuat denah otomatis. Contoh kapasitas delapan orang di atas hanya ilustrasi; gunakan kapasitas dari tempat acara Anda.
Mengunggah daftar tamu ke UndanganQ
Sesudah daftar siap, Anda dapat menggunakannya untuk membuat tautan personal tamu di UndanganQ. Jika tidak memakai UndanganQ, file ini tetap bisa digunakan sebagai daftar kerja persiapan acara.
- Masuk ke UndanganQ, buka Publikasi, lalu pilih Daftar tamu & RSVP pada undangan yang dikelola.
- Buka bagian Unggah CSV atau Excel melalui tombol Tampilkan.
- Jika fitur pengaturan meja belum dibeli, kosongkan isi kolom Meja. Jika sudah dibeli, isi sesuai pembagian Anda.
- Tekan Pilih file, pilih file .xlsx atau .csv, lalu tekan Import tamu.
- Baca pemberitahuan hasil import, lalu periksa nama, kuota, dan meja pada daftar tamu yang sudah diunggah.
- Gunakan Salin atau Bagikan pada Tautan personal untuk mengirim undangan kepada penerima yang sesuai.
Lebih dari 1.000 tamu atau file terunggah dua kali?
Batas import adalah 1.000 baris tamu per file dan ukuran maksimal 5 MB. Baris judul kolom tidak dihitung. Jadi, 1.000 tamu dengan satu baris judul kolom tetap boleh berjumlah 1.001 baris pada spreadsheet.
Untuk 1.500 penerima, buat dua file: file pertama berisi 1.000 penerima, file kedua berisi 500 penerima. Letakkan judul kolom pada baris pertama di kedua file. Unggah satu per satu; unggahan berikutnya menambahkan tamu tanpa menghapus daftar sebelumnya.
Jika nama, sapaan, nomor HP, kelompok, kuota, dan meja semuanya identik dengan data yang sudah tersimpan, baris tersebut dilewati. Jika salah satu isian berbeda, baris dapat dianggap sebagai tamu baru. Jangan mengunggah ulang file yang sudah diubah dengan anggapan bahwa sistem akan memperbarui data lama.
Untuk mengubah meja tamu yang sudah ada, klik nama meja atau Atur meja pada tabel, kemudian tekan Update meja dalam modal. Cara ini menghindari pembuatan penerima baru hanya karena meja berubah.
Dari daftar tamu menjadi bantuan petugas di hari acara
Jika QR check-in dan pengaturan meja sudah dibeli dan diaktifkan, petugas dapat memindai QR personal tamu, mencocokkan nama, melihat meja tujuan, dan mengonfirmasi jumlah orang yang baru tiba.
Misalnya kuota Budi empat orang, tetapi baru dua yang datang. Petugas mencatat dua terlebih dahulu. Saat anggota keluarga lain menyusul, pindai QR yang sama dan catat tambahan yang baru datang. Jangan menghitung kembali anggota yang sudah masuk.
QR tidak dibuat hanya dengan mengetik nomor meja di Excel. Tamu perlu terdaftar, undangan sudah terbit, dan fitur QR aktif. Bagikan tautan personal dari daftar tamu; tautan sapaan ?to= atau ?kpd= tidak menggantikan identitas QR tamu terdaftar.
Periksa sebentar sebelum menekan Import tamu
0 dari 8 selesai diperiksa
Tanya jawab
Apakah template daftar tamu ini gratis?
Ya. File Excel dan CSV dapat diunduh gratis tanpa login. Fitur tambahan QR check-in dan pengaturan meja di UndanganQ dibeli terpisah.
Satu keluarga ditulis dalam satu baris atau beberapa baris?
Gunakan satu baris jika keluarga menerima satu undangan dan memakai satu kuota bersama. Jika masing-masing membutuhkan tautan, QR, atau meja berbeda, buat penerima terpisah sesuai pembagian undangan.
Apakah nomor HP dan alamat wajib diisi?
Nomor HP boleh kosong. Alamat tamu tidak diperlukan dalam format import ini. Nama wajib diisi, sedangkan kuota kosong otomatis dihitung satu orang.
Apakah template Excel ini otomatis membagi meja?
Tidak. Nama meja ditentukan penyelenggara. Template tidak menghitung kapasitas atau menyusun denah otomatis.
Apakah mengunggah ulang file akan mengubah daftar lama?
Import menambahkan tamu, bukan memperbarui data lama. Baris identik dilewati, tetapi perubahan pada salah satu kolom dapat menghasilkan penerima baru.
Sudah selesai menyusun daftar? Unggah file Anda, periksa penerimanya, lalu bagikan tautan personal sesuai nama tamu.
Kelola daftar tamu →